مراحل تصویب و دفاع از پروپوزال در دانشگاه‌های علوم پزشکی

یکی از مراحل مهم در مسیر انجام پژوهش‌های دانشگاهی، به‌ویژه برای دانشجویان تحصیلات تکمیلی، ثبت، تصویب و دفاع از پروپوزال پژوهشی است. این فرایند که با عنوان «طرح تحقیقاتی» یا «Proposal» نیز شناخته می‌شود، تحت نظارت معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه‌ها انجام می‌گیرد و شامل مراحل متعددی از ثبت در سامانه تا دریافت کد اخلاق است. در این مطلب، مراحل تصویب و دفاع از طرح پژوهشی را به‌صورت گام‌به‌گام مرور می‌کنیم.

ثبت طرح پژوهشی در سامانه پژوهشیار

اولین گام برای شروع فرایند تصویب طرح، ثبت پروپوزال در سامانه پژوهشیار دانشگاه است. در دانشگاه علوم پزشکی شیراز، این سامانه از طریق آدرس زیر در دسترس است:

http://ris.sums.ac.ir/

پژوهشگر (دانشجو یا عضو هیئت علمی) پس از ورود به سامانه، اطلاعات مربوط به عنوان طرح، اهداف، روش اجرا، اعضای تیم پژوهشی و بودجه پیشنهادی را ثبت می‌کند. پس از تکمیل اطلاعات، طرح به‌صورت خودکار به مرحله بررسی اولیه در معاونت پژوهشی دانشکده منتقل می‌شود.

بررسی اولیه در معاونت پژوهشی دانشکده

در این مرحله، کارشناسان پژوهشی دانشکده طرح را از نظر کامل بودن مدارک، مطابقت با ضوابط پژوهشی و رعایت سهمیه استاد راهنما بررسی می‌کنند. در صورت وجود نواقص، موضوع از طریق سامانه به مجری اطلاع داده می‌شود تا اصلاحات لازم را انجام دهد.

چنانچه طرح از نظر مدارک و ساختار اولیه کامل باشد، به مرحله بعد منتقل می‌شود. لازم است پژوهشگر تا زمان پایان بررسی، در صورت تأخیر یا بروز مشکل، موضوع را با کارشناس پژوهشی دانشکده پیگیری کند.

ارسال طرح به گروه آموزشی برای داوری علمی

پس از تأیید اولیه، پروپوزال به گروه آموزشی مربوطه (مثلاً گروه بهداشت، پرستاری، یا فیزیولوژی) ارسال می‌شود تا داوری علمی آن انجام گیرد. هدف از داوری علمی، بررسی کیفیت علمی، نوآوری، تناسب روش تحقیق با اهداف، و قابل اجرا بودن طرح است.

مدت‌زمان داوری معمولاً حداکثر دو هفته کاری تعیین شده است. پس از اتمام داوری، نظرات داوران از طریق معاون پژوهشی گروه به مجری اعلام می‌شود. پژوهشگر موظف است اصلاحات پیشنهادی را در مدت زمان تعیین‌شده اعمال کرده و نسخه اصلاح‌شده را دوباره در سامانه بارگذاری کند.

دفاع از پروپوزال در گروه آموزشی

در صورتی که داوران طرح را قابل دفاع تشخیص دهند، جلسه‌ای برای دفاع از پروپوزال با حضور اعضای گروه، استاد راهنما و دانشجو تشکیل می‌شود. در این جلسه، پژوهشگر خلاصه‌ای از طرح، روش کار و اهداف خود را ارائه می‌دهد و به سؤالات اعضای گروه پاسخ می‌دهد.

اگر طرح به تصویب گروه برسد، «صورت‌جلسه تصویب پروپوزال» تنظیم و به معاونت پژوهشی دانشکده ارسال می‌شود تا در مراحل بعدی اداری و اخلاقی ثبت گردد.

بررسی و تصویب طرح در دانشکده

در این مرحله، دبیر کمیته پژوهش، مدیر پژوهشی و معاون تحقیقات و فناوری دانشکده طرح را بررسی کرده و در صورت تأیید، نتیجه را به پژوهشگر اعلام می‌کنند.
مدت‌زمان بررسی در این مرحله معمولاً حداکثر ۷ روز کاری است، اما بسته به میزان اصلاحات موردنیاز ممکن است بیشتر طول بکشد.

در صورت وجود نواقص، بازخوردها از طریق سامانه ارسال می‌شود تا پژوهشگر آن‌ها را اصلاح کند. پس از نهایی شدن، طرح برای بررسی اخلاقی آماده می‌شود.

بررسی در کمیته اخلاق در پژوهش

طرح‌هایی که شامل مداخله انسانی، حیوانی یا نمونه‌های زیستی هستند (از جمله مطالعات Clinical Trial یا Human Subject Research) نیاز به تأیید کمیته اخلاق دارند.

در این مرحله، پروپوزال به کمیته اخلاق در پژوهش دانشکده یا دانشگاه ارسال می‌شود.
مدت‌زمان بررسی معمولاً ۳ تا ۵ روز کاری برای بازخورد اولیه و تا ۲۲ روز کاری برای دریافت نهایی تأییدیه اخلاق است.

در صورت نیاز به اصلاح، پژوهشگر باید اصلاحات درخواستی را انجام داده و نسخه اصلاح‌شده را مجدداً ارسال کند. پس از تأیید نهایی، کد اخلاق پژوهش برای طرح صادر می‌شود. لازم به ذکر است که بدون این کد، هیچ طرحی اجازه اجرا و انتشار نتایج را ندارد.

دریافت گواهی تصویب طرح و کد نهایی

در پایان مراحل، پژوهشگر گواهی رسمی تصویب نهایی طرح پژوهشی و کد اخلاق در پژوهش را دریافت می‌کند. این کدها برای چاپ مقاله، دفاع پایان‌نامه و ارائه در کنفرانس‌ها ضروری هستند.

امضای قرارداد پژوهشی

پس از تصویب علمی و اخلاقی طرح، قرارداد اجرای پژوهش میان پژوهشگر و معاونت پژوهشی دانشگاه امضا می‌شود. در این قرارداد مواردی مانند بودجه مصوب، مدت زمان اجرای طرح، تعهدات مالی، نحوه پرداخت‌ها، و مسئولیت‌های طرفین درج شده است.

نکات کلیدی و توصیه‌ برای پژوهشگران

تکمیل دقیق اطلاعات در سامانه پژوهشیار: از همان ابتدا، تمام بخش‌های پروپوزال را با دقت و بر اساس قالب دانشگاه پر کنید تا از بازگشت‌های مکرر جلوگیری شود.

هماهنگی با استاد راهنما: ارتباط مستمر با استاد راهنما در تمام مراحل تصویب و داوری اهمیت زیادی دارد.

پیگیری منظم مراحل در سامانه: وضعیت طرح خود را در سامانه به‌طور منظم بررسی کنید؛ هر مرحله به‌صورت خودکار به مرحله بعد منتقل نمی‌شود مگر پس از تأیید کامل.

رعایت مهلت‌های زمانی: تأخیر در ارسال اصلاحات یا گزارش‌ها باعث توقف طرح و عدم اجازه ثبت طرح جدید می‌شود.

حفظ مستندات: تمام مکاتبات، صورت‌جلسات و تأییدیه‌ها را نگه دارید؛ در مراحل نهایی دفاع و انتشار مقاله به آن‌ها نیاز خواهید داشت.

توجه به الزامات اخلاقی: در صورت انجام پژوهش‌های انسانی یا حیوانی، بدون دریافت کد اخلاق، اجرای طرح غیرقانونی است.

تکمیل فرآیند تا خاتمه رسمی: پس از ارسال گزارش نهایی، حتماً از «انتقال طرح به مرحله خاتمه‌یافته» در سامانه اطمینان حاصل کنید تا طرح به‌طور رسمی بسته شود.

جمع‌بندی

فرآیند تصویب طرح پژوهشی در دانشگاه‌های علوم پزشکی شامل مراحلی منظم و دقیق است که هدف آن تضمین کیفیت علمی، اخلاقی و اجرایی پژوهش‌هاست.
از ثبت پروپوزال در سامانه پژوهشیار گرفته تا دریافت کد اخلاق و امضای قرارداد، هر گام نیازمند دقت، پیگیری و هماهنگی مستمر میان پژوهشگر، استاد راهنما و واحد پژوهش دانشکده است.

رعایت این مراحل نه‌تنها موجب تسهیل اجرای طرح و جلوگیری از تأخیر می‌شود، بلکه اعتبار علمی پژوهشگر و دانشگاه را نیز افزایش می‌دهد.
پیشنهاد می‌شود پژوهشگران پیش از آغاز هر طرح جدید، دستورالعمل‌های به‌روز معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه خود را مطالعه کرده و با کارشناس مربوطه در تماس باشند.